এম এস ওয়ার্ড কি? এটি নিয়ে কাজ করব কিভাবে [WORKING WITH MS-WORD]

আপনি কি এম এস ওয়ার্ড কি এবং এম এস ওয়ার্ড (MS Word) কিভাবে কাজ করে এই সম্পর্কে জানতে ইচ্ছুক। যদি জানতে চান তাহলে আর্টিকেলটি সম্পন্ন পড়ুন।

এই আর্টিকেলের মাধ্যমে আমি আপনার সাথে এম এস ওয়ার্ড কি এবং এটি কিভাবে ব্যবহার করে তার সমস্ত টিপস এবং নিয়মাবলী গুলো শেয়ার করেছি।

যেগুলো আপনি জানার পরে খুব সহজেই এম এস ওয়ার্ড কে ব্যবহার করে আপনার নিজের কাজ, বা ব্যবসার কাজকে সম্পন্ন করতে পারবেন।

তাই চলুন দেরি না করে জেনে নেওয়া যাক MS Word কি এবং কিভাবে কাজ করে।

এম এস ওয়ার্ড বা (মাইক্রোসফট ওয়ার্ড)

এটি হল একটি অ্যাপ্লিকেশন সফট্ওয়্যার যেখানে টেক্সট বিষয়বস্তুর সংশোধন ও এডিটিং এর কাজ সম্পন্ন করা যায়। এম এস ওয়ার্ড হল অফিস প্যাকেজের একটি বিশেষ অংশ।

মাইক্রোসফট কর্পোরেশন ১৯৮৩ খ্রীস্টাব্দে সর্বপ্রথম ওয়ার্ড-এর 2.00 ভার্সানটি বাজারজাত করে।

■ এম এস ওয়ার্ডে কোনো বিশেষ ফাইল খুলতে হলে নীচের পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে :

স্টার্ট মেনুতে ক্লিক করতে হবে -> অল প্রোগ্রাম অংশে যেতে হবে -> এম এস অফিস – এম এস ওয়ার্ড।

এম এস ওয়ার্ড কাজ (Functions ) :

এম এস ওয়ার্ড → এম এস ওয়ার্ড হল ব্যবহারকারীর পক্ষে সবচেয়ে সহায়ক গ্রাফিকাল ওয়ার্ড প্রসেসর। এটি ব্যবহারিক সফ্টওয়্যার মাইক্রোসফট অফিসের একটি অংশ। এম এস ওয়ার্ডের কাজ হল ডক্যুমেন্ট তৈরী করা, এডিট ও প্রিন্ট করা এবং ভবিষ্যতের জন্য সংরক্ষণ করে রাখা।

MS WORD-এর উপাদানসমূহ

এম এস ওয়ার্ড পর্দা বা Application Window খোলার পর, ব্যবহারকারী তার প্রয়োজন মতো বিভিন্ন এলিমেন্ট

ব্যবহার করতে পারে। এই এলিমেন্টগুলির বিবিধ ফাংশন রয়েছে যা টেক্সট লেখার জন্য ব্যবহার করা হয়। বিবিধ এলিমেন্টগুলি সম্বন্ধে নীচে বর্ণনা করা হল—

1. Title Bar (টাইটেল বার) :

এটি এম এস ওয়ার্ড পর্দার একদম উপরের অংশ যাতে Application টির নাম ও বর্তমানে ব্যবহৃত ডক্যুমেন্টটির নাম থাকে।

2. Menu Bar Title Bar (মেনু টাইটেল বার) :

এর নীচে Menu Bar অবস্থিত। বিভিন্ন মেনু আইটেমগুলি তাদের Pull down মেনু সমেত অবস্থিত, বিভিন্ন মেনু আইটেমগুলি হল — ফাইল, এডিট, ভিউ, ইনসার্ট, ফরম্যাট, টুলস, টেবিল, উইন্ডো, হেল। বিভিন্ন

(i) File ফাইল : এই মেনুর মাধ্যমে একটি ফাইল তৈরী করা, খোলা, সংরক্ষণ করা, প্রিন্ট করা ইত্যাদি ধরনের কাজ করা যায়।

(ii) Edit এডিট : এডিট মেনুর মাধ্যমে সিলেক্ট, কটি, কপি, পেট, আনডু প্রভৃতি কাজ করা সম্ভব।

(iii) View ভিউ : ভিউ মেনুর সাহায্যে কোনো টুলবারকে দেখা, হেডার ফুটার ব্যবহার করা সম্ভব।

(iv) Instar ইনসার্ট : ফাইলের মধ্যে কিছু ইনসার্ট করতে হলে ইনসার্ট মেনুর প্রয়োজন, যেমন : তারিখ, সময়, ছবি ইত্যাদি।

(v) Format ফরম্যাটঃ লেখার স্টাইল, সাইজ, রং পরিবর্তন করতে ফরম্যাট মেনুর ব্যবহার করা হয়।

(vi) Tools টুলস্ : টুলস্ মেনুর সাহায্যে লেখার বানান শুদ্ধ করা যায়, এছাড়া মেল মার্জ, মেট্রো ইত্যাদির কাজ ও করা সম্ভব।

vii) Table টেবিল : টেবিল তৈরী করতে ও টেবিলের মধ্যে বিভিন্ন ধরনের কারুকার্য করতে টেবিল মেনুর ব্যবহার করা হয়।

(viii) Window উইন্ডো : এই মেনুটি এম এস ওয়ার্ডের অ্যাপ্লিকেশন জানালাটি সম্পর্কে ধারণা দেয় ও প্রয়োজনে পরিবর্তন করতে সাহায্য করে।

(ix) Home হেম : এটি এম এস ওয়ার্ড সম্পর্কে একটি ধারণা দেয় এবং পরিচালনা করতে সাহায্য করে।

জানুন : ইন্টারনেট থেকে কিভাবে প্রতিদিন 500 টাকা আয় করা যায়।

3. Tool Bar (টুল বার) :

Menu Bar -এর নীচে Tool Bar অবস্থিত। Tool Bar-এ কতকগুলি আইকন থাকে যেগুলি বহুল ব্যবহৃত আদেশগুলির গ্রাফিকলি উপস্থাপনা দেখায়। বিভিন্ন ধরনের টুলবার রয়েছে, যথা—স্ট্যান্ডার্ড, টুলবার, ফনামাটিং টুলবার, ড্রয়িং টুলবার ইত্যাদি।

4. Ruler (রুলার) :

টুলবারের ঠিক নীচেই Ruler থাকে। সাধারণত দু-প্রকারের Ruler হয়, যথা— আনুভূমিক ও উল্লম্ব Ruler. (MS Word XP – 1৪টি বিট-ইন টুলবার থাকে।)

5. Status Bar (স্টেটাস বার) :

এম এস উইন্ডোর একেবারে নীচে স্ট্যাটাস বার থাকে। স্ট্যাটাস বারে সাধারণত বর্তমান পৃষ্ঠার সংখ্যা, ডক্যুমেন্টটির মোট পৃষ্ঠাসংখ্যা, লাইন সংখ্যা, উল্লম্ব ও আনুভূমিক অবস্থান। এম এস ওয়ার্ডে মাউস ও Key বোর্ডের মাধ্যমে ফাইল তৈরী করা হয়। ফাইলের মধ্যে কোনো বিশেষ কাজ মাউস ক্লিক করে অথবা শর্টকার্ট Key ব্যবহার করে করা সম্ভব।

ওয়ার্ড শুরু করা (Starting of MS Word) :

দুইভাবে ওয়ার্ড শুরু করা যেতে পারে- 1. Start Menu থেকে 2. শর্টকার্ট থেকে।

(i) Windows এর Start Button থেকে All Programs এবং তা থেকে প্রদর্শিত তালিকায় Microsoft Word ক্লিক করো।

(ii) সাথে সাথেই Word run করবে এবং নিম্নরূপ একটি নতুন ডকুমেন্ট পাওয়া যাবে—

শর্টকার্ট থেকে :

ডেস্কটপ Win.exe File-এর জন্য যদি শর্টকার্ট তৈরি করে রাখো তবে সেখান থেকে সহজেই ওয়ার্ড চালু করা যাবে। এই শর্টকাট-এ দুবার ক্লিক করলেই MS Word অ্যাপ্লিকেশনটি ওপেন করা যায়।

ডকুমেন্ট তৈরী ও সংরক্ষণ করা (Creating Document & Saving) :

কোনো তথ্যাবলীকে স্ক্রীন-এ টাইপ করে তথা ইনপুট করে তা সংরক্ষণ করাকেই ডকুমেন্ট তৈরী করা বোঝায়। নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে ডকুমেন্ট তৈরী ও সংরক্ষণ করা যায়-

(i) Microsoft Word চালু করো

(ii) প্রয়োজনীয় তথ্যাবলী টাইপ করো।

(iii) তথ্যাবলীকে ভবিষ্যতে পুনরায় ব্যবহারের জন্য ডিস্ক-এ Save বা সংরক্ষণ করার প্রয়োজন হয়। ফ্লপি ডিস্ক, হার্ডডিস্ক কিংবা সিডি ড্রাইভে তথ্যাবলী সংরক্ষণ করতে পারি। ধরা যাক নিম্নে লেখা ডকুমেন্টটিকে আমরা Shyam.doc নামে Save করতে চাই। এক্ষেত্রে File মেনু থেকে Save ক্লিক্ কর বা Ctrl + S চাপ দাও কিংবা Standard টুলবার থেকে Save বাটনে ক্লিক করো। মনিটরে নীচের মতো ‘Save As‘ ডায়লগ বক্স আসবে। তোমাকে সেখানে File-এর নাম অর্থাৎ ‘Shyam‘ টাইপ করতে হবে। পরে তুমি যে ডাইরেক্টরিতে ফাইলটি Save করতে চাও (ডাইরেক্টরিগুলির তালিকা ফিল্ড বক্স থেকে দেখে নাও) সে ডাইরেক্টরি নির্বাচন করো।

(iv) Save বাটনে ক্লিক করো। এখন তোমার লেখা ডকুমেন্টটি Application.doc—এই ফাইলের নামে নির্বাচিত ডাইরেক্টরিতে সংরক্ষিত (Save) হবে।

ডক্যুমেন্ট বন্ধ করা (Closing a Document) :

ডক্যুমেন্ট সংরক্ষণের পরে ব্যবহারকারী ডক্যুমেন্টটি বন্ধ করতে পারে File মেনুর Close আদেশটি নির্বাচন করে।। ফাইল বন্ধ হয়ে গেলে ডক্যুমেন্টটি নিষ্ক্রিয় (Inactive) হয়ে যায় কিন্তু Word লোডেড (Loaded) অবস্থায় থাকে। এই অবস্থায় টাইটেল বার শুধুমাত্র মাইক্রোসফট ওয়ার্ড দেখায়, মেনুতে শুধুমাত্র File ও Help থাকে। Ruler ও Scroll bar দেখা যায় না।

এছাড়াও নিম্নলিখিতভাবে এম. এস. ওয়ার্ড বন্ধ করা যায়, যেমন—

(a) প্রথম পদ্ধতি : মেনুবার ডানপ্রাপ্তের ‘Close Window বোতামে ক্লিক করে।

(b) দ্বিতীয় পদ্ধতি : (i) ফাইল মেনুতে ক্লিক করে। (ii) এরপর ‘Close’ বিকল্প বেছে নাও।

(c) তৃতীয় পদ্ধতি : কী-বোর্ডের Ctrl ও F4 কী দুটিতে একসঙ্গে চাপ দিয়ে।

ডক্যুমেন্ট খোলা (Opening a Document) :

কম্পিউটারে আছে এরূপ কোনো ডক্যুমেন্ট খোলার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি নিতে হবে—

1. Standard Tool Box-এর Open বোতামে ক্লিক্ কর অথবা File মেনু থেকে Open কথাটি নির্বাচন করো।।

2. File Name Box-এ ফাইল-এর নাম লেখো অথবা যে ডক্যুমেন্ট খুলতে চাও তা বেছে নাও। মনে রাখবে, ফাইলের তালিকায় যদি প্রয়োজনীয় ফাইলটির নাম দেখা না যায়, তবে ব্যবহারকারীকে নতুন কোন ড্রাইভ, ডিরেক্টরি বা ফোল্ডার নির্দেশ করতে হবে অথবা List Files type box-এ নতুন কোনো ফাইল টাইপ নির্দেশ করতে হবে।

3. Need file -প্রয়োজনীয় ফাইলটি নির্দেশ করার পরে OK বোতামে ক্লিক করো। উল্লেখ্য যে Word-এ যে সমস্ত ফাইল নিয়ে কাজ করা হল, Word তার একটি তালিকা তৈরী করে রাখে এবং File menu-র নীচের দিকে ওই তালিকার শেষ কয়েকটি ফাইল নামকে দেখায়। দ্রুত কোনো ফাইল খোলার জন্য ব্যবহারকারী File menu-র নীচের দিকে প্রদর্শিত নামগুলি থেকে তার প্রয়োজনীয় ফাইলটি বেছে নিতে পারে।

• জানুন : কম্পিউটারের কার্যপ্রণালী বা কাজ।

ওয়ার্ড থেকে বেরিয়ে আসা (Exiting from Word) :

ওয়ার্ড থেকে বেরিয়ে আসার জন্য ব্যবহারকারীকে Word application থেকে Exit করতে হবে। তখন Word সমস্ত ডক্যুমেন্টকে বন্ধ করে দেয়। যে সমস্ত ডক্যুমেন্ট খোলা হয়েছিল সেগুলি সংরক্ষণ (Save) না করেই যদি ব্যবহারকারী Word application থেকে Exit করে তবে ডক্যুমেন্টগুলি বন্ধ করার আগে Word এই সমস্ত ডক্যুমেন্টকে সংরক্ষণ করতে মনে করিয়ে দেয়।

ব্যবহারকারী যদি সংরক্ষণ করতে চায়, তবে Yes বাটনে ; তা না। হলে No বাটনে ক্লিক করবে। Word ত্যাগ করার জন্য ব্যবহারকারীকে Application control box-এ দুবার ক্লিক করতে হবে অথবা File মেনু থেকে Exit আদেশ নির্বাচন করবে। Word-এ কাজ চালিয়ে যাওয়ার জন্য Cancel বোতাম বেছে নাও।

• ওয়ার্ড থেকে বেরিয়ে আসার আরও কয়েকটি পদ্ধতি

(a) প্রথম পদ্ধতি : টাইটেল বারের ডান কোণে থাকা ‘Close Window’ বা X বোতামটিতে (চিত্র-4.5) ক্লিক করো।

(b) দ্বিতীয় পদ্ধতি : (i) ফাইল মেনুতে ক্লিক করো। (ii) Exit’ বিকল্প বেছে নাও।

(c) তৃতীয় পদ্ধতি : কী-বোর্ডে All ও F4 কী দুটিতে একসঙ্গে চাপ দাও।

টেবিল তৈরী করা (Creation of Table) :

ডেটাবেস কার্যাবলী সম্পাদন করতে টেবিল সংক্রান্ত কম্যান্ড ব্যবহৃত হয়। তথ্যাবলীকে টেবিল আকারে অর্থাৎ ‘রো‘ ও ‘কলাম‘-এর মাধ্যমে উপস্থাপিত করতে টেবিল তৈরীর প্রয়োজন হয়। অনুভূমিক পংক্তিগুলিকে “রো” এবং উল্লম্ব পংক্তিগুলিকে ‘কলাম‘ বলা হয়।

টেবিলে সর্বোচ্চ ৬৩টি ‘কলাম’ এবং ৩২৭৬৭টি ‘রো’ তৈরী করা যায়।

মেনু থেকে টেবিল তৈরী (Creation of Table from Menu) :

নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে আমরা টেবিল তৈরী করতে পারি।

(i) টেবিল যেখানে তৈরী করতে চাও সেখানে পয়েন্টারটি রাখো।

(ii) Table মেনু থেকে Insert Table ক্লিক্ করো। নিম্নচিত্রিত Insert Table নামাঙ্কিত ডায়লগ বক্স আসবে।

(iii) এবার কতগুলি ‘রো’ এবং কতগুলি ‘কলাম’ প্রয়োজন তা ডায়লগ বক্স থেকে নির্বাচন করে নাও ।

(iv) OK বাটন ক্লিক্ করলে নিম্নচিত্রিত টেবিলটি প্রদর্শিত হবে।

মেইল মার্জ (Mail Marge) :

একই পত্র বা তথ্য বিভিন্ন ঠিকানায় পাঠাতে হলে, প্রতিটি প্রাপকের জন্য ওই একই লেখা বারবার টাইপ না করে শুধুমাত্র একটি ডক্যুমেন্ট তৈরী করে বিভিন্ন ঠিকানার সাথে মার্জ করে দেওয়া হয়, এম. এস. ওয়ার্ডের দ্বারা, একেই বলে মেইলমার্জ। এক্ষেত্রে মোট দুটি ডক্যুকেন্ট তৈরী করতে হয়—একটি হল সমস্ত ঠিকানার ডক্যুমেন্ট এবং অপরটি হল ওই চিঠিটির ডক্যুমেন্ট।

মেইলমার্জ করা (Creation of Mail Marge) :

মেইল মার্জ করতে হলে চারটি পদক্ষেপে অগ্রসর হতে হয়-

(i) প্রথমে মূল ডক্যুমেন্ট (অর্থাৎ চিঠি) তৈরী কর।

(ii) ডেটা ডক্যুমেন্ট অর্থাৎ (ঠিকানার তালিকা) তৈরী করো।

(iii) মূল ডক্যুমেন্টের প্রয়োজনীয় স্থানে মার্জ ফিল্ড সন্নিবেশিত করো।

(iv) মূল ডক্যুমেন্ট ও ডাটা ডক্যুমেন্ট দুটি মার্জ বা সংযুক্ত করো।

যে ডক্যুমেন্ট তথা বিষয়বস্তু বা তথ্যাবলি প্রতিটি ঠিকানায় একই থাকে অর্থাৎ যে ডক্যুমেন্টটিকে অপরিবর্তিত রেখে প্রতিটি ঠিকানার সাথে মার্জ করা হয় তাকে বলে মুখ্য ডক্যুমেন্ট এবং যে ফাইলে ওইসব ঠিকানাগুলি থাকে তাকে বলে ডেটা সোর্স।

জানুন : ডস এবং উইন্ডোজ এর কাজ কি। জানুন : ইন্টারনেট কি? এবং তার প্রাথমিক ধারণা।

জেনে রাখা ভালো :

1. মাইক্রোসফ্‌ট কর্পোরেশনের একটি অত্যন্ত জনপ্রিয় ওয়ার্ড প্রসেসর প্রোগ্রাম হল MS-WORD।

2. অন্য কয়েকটি জনপ্রিয় ওয়ার্ড প্রসেসর হল : (i) Open Office.org Writes (ii) Abiword, (iii) Word Perfect, (iv) Microsoft Word, (v) Kword এবং (vi) Lyx।

3. MS-WORD-এর উপাদানগুলি হল : (i) টাইটেলবার, (ii) মেনুবার, (iii) টুলবার, (v) রুলার, (vi) স্ট্যাটাস বার।

4. ওয়ার্ড শুরু করা যায় দুইভাবে : (i) Start মেনু থেকে অথবা (ii) শর্টকার্ট মেনু থেকে।

5. টেবিলে সর্বাধিক 63টি কলাম এবং 32767টি রো তৈরী করা যায়।

6. ওয়ার্ড প্রোগ্রাম বন্ধ করা যায় বিভিন্নভাবে, যেমন—(i) কন্ট্রোল বক্স থেকে close বাটান ক্লিক করে, (ii) File মেনু থেকে Exit নির্বাচন করে অথবা (iii) Alt + F4 কী-দুটি একত্রে চাপ দিয়ে।

7. একই বিষয়বস্তু বিভিন্ন ঠিকানাতে পাঠাতে হলে সেই বিষয়বস্তু প্রতিটি ঠিকানার জন্য বার বার না লিখে তাকে একবার মাত্র টাইপ করে তা বিভিন্ন ঠিকানার সাথে সংযুক্ত করার পদ্ধতিকে বলে মেইল মার্জ।

৪. মেইল মার্জ এনে বিষয়বস্তু বা তথ্য একবার মাত্র টাইপ করে তা বিভিন্ন ঠিকানায় মার্জ করা হয় তাকে মেইন ডক্যুমেন্ট বলে এবং বিভিন্ন ঠিকানাগুলির ফাইলকে বলে ডেটা ডক্যুমেন্ট বা ডেটা সোর্স।

উপসংহার :

এম এস ওয়ার্ড হলো উইন্ডোজের একটি সফটওয়্যার যেটা মাইক্রোসফট কোম্পানি, মানে এই উইন্ডোজ কোম্পানির দ্বারা তৈরি। এটি তৈরি করেছেন “বিল গেটস“। MS Word ব্যবহার করে আপনি আপনার নিজস্ব কাজ এবং আপনার বাণিজ্যিক কাজে উদ্ভাবন করাতে পারবেন। এটি ব্যবহার করা খুবই সহজ শুধুমাত্র আপনাকে তার প্রসেস এবং টিপস গুলো জানা দরকার।

আশা করি আপনি এম এস ওয়ার্ড কি এবং কিভাবে কাজ করে এই সম্পর্কে সম্পূর্ণ ধারণা পেয়ে গেছেন। যদি এখনও কোন প্রশ্ন থেকে থাকে এমএস ওয়ার্ড (MS Word) সম্পর্কে তাহলে অবশ্যই নিজে কমেন্ট বক্সে জানান। আর এরকম ধরনের নতুন নতুন আপডেট আর্টিকেল পেতে আমাদের টেলিগ্রাম চ্যানেল যোগদান ও এই ব্লগটি সাবস্ক্রাইব করুন। আর অনলাইন থেকে ইনকাম করতে এই আর্টিকেলটি পড়ুন।